Cara Membuat WhatsApp Business API

Pernahkah kamu merasa kewalahan saat mengelola komunikasi bisnis melalui WhatsApp?

Bayangkan harus membalas puluhan, bahkan ratusan pesan dari pelanggan setiap harinya dengan satu perangkat. Melelahkan, bukan? Nah, di sinilah WhatsApp Business API hadir sebagai solusi jitu untuk permasalahan tersebut.

Berbeda dengan WhatsApp biasa atau bahkan WhatsApp Business yang biasa diunduh di Play Store, WhatsApp Business API menawarkan kemampuan yang jauh lebih canggih dan skalabel untuk kebutuhan bisnis.

Sebagai seorang yang telah berkecimpung dalam dunia digital marketing selama bertahun-tahun, saya sering melihat banyak pelaku usaha yang masih bingung membedakan antara WhatsApp biasa, WhatsApp Business, dan WhatsApp Business API.

Padahal, perbedaannya sangat signifikan, terutama untuk bisnis yang sudah mulai berkembang. WhatsApp Business API memungkinkan anda untuk mengotomatisasi percakapan, mengirim pesan secara massal dengan template yang sudah disetujui, hingga mengintegrasikan WhatsApp dengan sistem CRM yang sudah kalian miliki. Bayangkan betapa efisiennya proses komunikasi bisnis kalian nantinya!

Mungkin sebagian dari kalian bertanya-tanya, “Apakah proses pembuatan WhatsApp Business API rumit?” Jawabannya bisa ya dan tidak. Memang tidak semudah mengunduh aplikasi dari Play Store, tetapi dengan panduan yang tepat, prosesnya bisa menjadi jauh lebih mudah.

Dalam artikel ini, saya akan membagikan langkah-langkah komprehensif untuk membuat WhatsApp Business API, mulai dari persyaratan dasar hingga pengaturan lanjutan yang mungkin belum banyak diketahui.

Perlu diingat bahwa WhatsApp Business API tidak dirancang untuk pengguna individu atau bisnis kecil yang baru memulai. Layanan ini lebih cocok untuk bisnis menengah ke atas yang memiliki volume komunikasi tinggi dengan pelanggan.

Jika bisnismu masih dalam tahap awal, mungkin WhatsApp Business reguler sudah cukup memadai. Namun, jika kalian sudah merasakan keterbatasan dari WhatsApp Business biasa, maka inilah saat yang tepat untuk beralih ke WhatsApp Business API.

Sebelum kita menyelami lebih dalam tentang cara pembuatan WhatsApp Business API, penting untuk memahami bahwa layanan ini tidak bisa diakses langsung dari Meta (perusahaan induk WhatsApp).

Kalian perlu menggunakan jasa penyedia solusi bisnis resmi atau yang biasa disebut dengan Business Solution Provider (BSP). Melalui BSP inilah kalian akan mendapatkan akses ke WhatsApp Business API.

Namun jangan khawatir, saya akan menjelaskan semuanya secara detail dalam artikel ini, termasuk bagaimana memilih BSP yang tepat untuk kebutuhan bisnis kamu.

Apa Itu WhatsApp Business API dan Mengapa Penting untuk Bisnis?

WhatsApp Business API (Application Programming Interface) adalah layanan yang memungkinkan bisnis menengah hingga besar untuk berkomunikasi dengan pelanggan melalui platform WhatsApp secara terstruktur dan skalabel.

Berbeda dengan aplikasi WhatsApp Business biasa, API ini tidak memiliki antarmuka pengguna sendiri, melainkan terintegrasi dengan sistem bisnis yang sudah ada melalui pihak ketiga yang disebut Business Solution Provider (BSP).

Bagi kalian yang belum familiar dengan konsep API, anggap saja ini sebagai “jembatan penghubung” yang memungkinkan dua sistem berbeda untuk berkomunikasi.

Dalam konteks WhatsApp Business API, jembatan ini menghubungkan sistem bisnis anda dengan platform WhatsApp, sehingga memungkinkan pengiriman dan penerimaan pesan secara otomatis tanpa perlu membuka aplikasi WhatsApp secara manual.

Mengapa WhatsApp Business API begitu krusial untuk bisnis di era digital seperti sekarang? Jawabannya sederhana: efisiensi dan jangkauan. Dengan lebih dari 2 miliar pengguna aktif di seluruh dunia, WhatsApp telah menjadi salah satu platform komunikasi paling populer.

Di Indonesia sendiri, aplikasi pesan instan ini digunakan oleh hampir 90% pengguna smartphone. Bayangkan potensi pasar yang bisa kamu jangkau!

Selain itu, WhatsApp Business API menawarkan beberapa keunggulan yang tidak dimiliki oleh WhatsApp Business biasa, seperti:

• Otomatisasi pesan – Anda dapat mengatur respons otomatis untuk pertanyaan umum, menghemat waktu tim customer service.
• Integrasi dengan sistem CRM – Memungkinkan pelacakan interaksi pelanggan dan pengelolaan data dalam satu platform.
• Pengiriman pesan massal – Mengirim notifikasi, promosi, atau informasi penting ke banyak pelanggan sekaligus (dengan batasan tertentu).
• Multi-agen – Beberapa agen customer service dapat mengakses satu nomor WhatsApp Business secara bersamaan.
• Analitik terperinci – Mendapatkan wawasan tentang performa pesan, tingkat respons, dan perilaku pelanggan.

Meski demikian, perlu diingat bahwa WhatsApp Business API bukanlah solusi gratis seperti aplikasi WhatsApp biasa. Ada biaya yang perlu dikeluarkan, baik untuk setup awal maupun biaya berdasarkan jumlah pesan yang dikirim.

Namun, investasi ini sebanding dengan nilai yang didapatkan, terutama jika bisnis kamu memiliki volume komunikasi yang tinggi dengan pelanggan.

Cara Menggunakan WhatsApp dengan Nomor Luar Negeri

Persyaratan Dasar Sebelum Membuat WhatsApp Business API

Sebelum terjun ke proses pembuatan WhatsApp Business API, ada beberapa persyaratan dasar yang harus kamu penuhi.

Memahami dan mempersiapkan persyaratan ini akan membuat proses pengajuan berjalan lebih lancar dan menghindari penolakan dari pihak Meta. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipersiapkan:

1. Legalitas Bisnis yang Jelas

Tidak seperti WhatsApp Business biasa yang bisa dibuat oleh siapa saja, WhatsApp Business API hanya diberikan kepada entitas bisnis yang sah dan terverifikasi. Kamu perlu memiliki dokumen legalitas bisnis seperti:

• NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) perusahaan
• NIB (Nomor Induk Berusaha) atau TDP (Tanda Daftar Perusahaan)
• Akta pendirian perusahaan
• Surat izin usaha sesuai bidang yang dijalankan

Dokumen-dokumen ini akan digunakan dalam proses verifikasi bisnis oleh Meta, sehingga pastikan semuanya valid dan masih berlaku. Bisnis dengan legalitas yang tidak jelas kemungkinan besar akan ditolak pengajuannya.

2. Facebook Business Manager

Anda wajib memiliki akun Facebook Business Manager yang aktif dan terverifikasi. Akun ini akan menjadi “rumah” bagi WhatsApp Business API kamu nantinya. Jika belum memilikinya, kamu bisa membuatnya secara gratis di business.facebook.com.

Dalam Facebook Business Manager, pastikan juga untuk melengkapi informasi bisnis secara detail dan akurat, termasuk:

• Nama bisnis resmi (sesuai dokumen legal)
• Alamat fisik bisnis
• Email bisnis (sebaiknya menggunakan domain perusahaan, bukan email gratis seperti gmail.com)
• Nomor telepon bisnis
• Website bisnis (sangat direkomendasikan)

3. Nomor Telepon Khusus

Untuk WhatsApp Business API, kalian memerlukan nomor telepon yang belum pernah digunakan untuk WhatsApp sebelumnya. Idealnya, gunakan nomor telepon bisnis baru yang khusus untuk keperluan ini. Nomor ini nantinya akan diverifikasi melalui SMS atau panggilan telepon.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait nomor telepon:

• Nomor harus bisa menerima SMS atau panggilan telepon untuk verifikasi
• Sebaiknya gunakan nomor dengan kode negara yang sesuai dengan lokasi bisnis kamu (+62 untuk Indonesia)
• Hindari menggunakan nomor virtual atau VoIP karena sering kali ditolak dalam proses verifikasi
• Pastikan nomor tersebut akan tetap aktif dalam jangka panjang

4. Memilih Business Solution Provider (BSP)

Seperti yang sudah saya singgung sebelumnya, untuk mengakses WhatsApp Business API, kamu memerlukan jasa Business Solution Provider (BSP). BSP adalah mitra resmi Meta yang menyediakan infrastruktur dan antarmuka untuk menggunakan WhatsApp Business API.

Beberapa BSP populer di Indonesia antara lain:

• Kata.ai
• Qiscus
• Taptalk.io
• Messengerpeople
• Twilio
• 360dialog

Dalam memilih BSP, pertimbangkan beberapa faktor berikut:

• Biaya – Struktur harga bisa bervariasi antar BSP, ada yang mengenakan biaya bulanan tetap, ada pula yang berbasis penggunaan (pay-as-you-go).
• Fitur tambahan – Beberapa BSP menawarkan fitur tambahan seperti chatbot, integrasi dengan platform lain, atau analitik lanjutan.
• Dukungan teknis – Pastikan BSP menyediakan dukungan teknis yang responsif, terutama jika kamu baru dalam menggunakan WhatsApp Business API.
• Kemudahan penggunaan – Interface yang user-friendly akan sangat membantu, terutama jika tim kamu tidak terlalu teknis.
• Skalabilitas – Pilih BSP yang bisa mengakomodasi pertumbuhan bisnis kamu di masa depan.

Setelah mempersiapkan semua persyaratan di atas, kamu siap untuk memulai proses pembuatan WhatsApp Business API.

Ingat, persiapan yang matang akan sangat membantu kelancaran proses pengajuan dan menghindari penolakan yang bisa membuang waktu dan energi.

Cara Membuat Shortcut WhatsApp di Home Screen

Cara Membuat WhatsApp Business API

Setelah mempersiapkan semua persyaratan dasar, saatnya kita masuk ke tahap implementasi. Berikut adalah langkah-langkah detail untuk membuat WhatsApp Business API:

1. Mendaftar dan Memilih Business Solution Provider (BSP)

Langkah pertama adalah mendaftar ke BSP pilihan kamu. Proses pendaftaran biasanya melibatkan beberapa tahap:

1. Kunjungi website BSP pilihan kamu
2. Buat akun dengan mengisi informasi dasar seperti nama, email, dan nomor telepon
3. Lengkapi informasi bisnis sesuai dengan dokumen legalitas yang kamu miliki
4. Pilih paket layanan yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran bisnis
5. Lakukan pembayaran sesuai ketentuan BSP (beberapa BSP menawarkan trial period)

Setelah pendaftaran selesai, BSP akan memberikan akses ke dashboard mereka. Di sinilah kamu akan melakukan sebagian besar pengaturan WhatsApp Business API.

2. Menghubungkan Facebook Business Manager dengan BSP

Langkah berikutnya adalah menghubungkan akun Facebook Business Manager dengan BSP yang telah kamu pilih. Caranya:

1. Login ke dashboard BSP
2. Cari opsi untuk menghubungkan dengan Facebook Business Manager
3. Kamu akan diarahkan ke halaman Facebook untuk login dan memberikan izin akses
4. Pilih Business Manager yang ingin dihubungkan
5. Berikan izin yang diperlukan oleh BSP untuk mengakses dan mengelola WhatsApp Business API

Proses ini penting karena WhatsApp Business API akan terhubung dengan Facebook Business Manager kamu, dan semua verifikasi serta pengaturan akan dilakukan melalui platform tersebut.

3. Mengajukan Nomor Telepon untuk Verifikasi

Setelah Facebook Business Manager terhubung dengan BSP, langkah selanjutnya adalah mengajukan nomor telepon untuk digunakan sebagai WhatsApp Business API:

1. Di dashboard BSP, cari opsi untuk menambahkan nomor WhatsApp baru
2. Masukkan nomor telepon yang ingin digunakan (pastikan format kode negara benar, misalnya +62 untuk Indonesia)
3. Pilih metode verifikasi: SMS atau panggilan telepon
4. Tunggu kode verifikasi dikirimkan ke nomor tersebut
5. Masukkan kode verifikasi di dashboard BSP

Jika verifikasi berhasil, nomor tersebut akan terdaftar sebagai nomor WhatsApp Business API. Namun, proses belum selesai karena masih ada tahap verifikasi bisnis yang harus dilalui.

4. Melakukan Verifikasi Bisnis

Verifikasi bisnis adalah tahap krusial dalam pembuatan WhatsApp Business API. Meta perlu memastikan bahwa bisnis kamu adalah entitas yang sah dan mematuhi kebijakan mereka:

1. Di Facebook Business Manager, navigasi ke Business Settings > Security Center
2. Pilih “Start Verification”
3. Ikuti petunjuk untuk mengisi informasi bisnis, termasuk nama legal, alamat, dan informasi kontak
4. Unggah dokumen legalitas bisnis yang diminta (biasanya NPWP, NIB, atau dokumen sejenis)
5. Tunggu proses verifikasi selesai (bisa memakan waktu 1-5 hari kerja)

Proses verifikasi bisnis ini sangat penting dan tidak bisa dilewati. Tanpa verifikasi bisnis yang berhasil, kamu tidak akan bisa menggunakan fitur-fitur WhatsApp Business API secara penuh.

5. Mengatur Display Name dan Profil Bisnis

Setelah verifikasi bisnis berhasil, saatnya mengatur display name dan profil bisnis untuk WhatsApp Business API kamu:

1. Kembali ke dashboard BSP
2. Cari pengaturan profil atau display name
3. Masukkan nama bisnis yang ingin ditampilkan kepada pelanggan (maksimal 25 karakter)
4. Tambahkan deskripsi bisnis, alamat, kategori bisnis, dan informasi lainnya
5. Unggah logo atau foto profil bisnis (disarankan menggunakan logo resmi perusahaan)
6. Simpan perubahan

Display name ini akan melalui proses review oleh Meta, yang biasanya memakan waktu 24-48 jam. Pastikan nama yang kamu ajukan sesuai dengan nama bisnis resmi atau nama merek yang sudah dikenal oleh pelanggan.

6. Membuat dan Mengajukan Template Pesan

Salah satu fitur utama WhatsApp Business API adalah kemampuan untuk mengirim pesan template. Template ini harus diajukan dan disetujui oleh Meta sebelum bisa digunakan:

1. Di dashboard BSP, cari menu untuk membuat template pesan
2. Pilih kategori template (misalnya: transaksional, marketing, atau layanan pelanggan)
3. Buat konten template sesuai dengan kebutuhan bisnis
4. Tambahkan variabel jika diperlukan (misalnya: {nama_pelanggan}, {nomor_pesanan}, dll)
5. Ajukan template untuk ditinjau oleh Meta
6. Tunggu persetujuan (biasanya 24-72 jam)

Beberapa tips untuk membuat template yang mudah disetujui:

• Hindari menggunakan bahasa yang terlalu promosional atau agresif
• Pastikan konten template sesuai dengan kategori yang dipilih
• Jangan menyertakan informasi yang menyesatkan atau tidak akurat
• Hindari penggunaan huruf kapital berlebihan atau tanda seru yang terlalu banyak
• Pastikan template mematuhi kebijakan WhatsApp Business

7. Mengintegrasikan dengan Sistem Bisnis

Langkah terakhir adalah mengintegrasikan WhatsApp Business API dengan sistem bisnis yang sudah ada:

1. Identifikasi sistem yang ingin diintegrasikan (misalnya: CRM, e-commerce, atau helpdesk)
2. Periksa apakah BSP menyediakan integrasi bawaan untuk sistem tersebut
3. Jika ya, ikuti petunjuk integrasi dari BSP
4. Jika tidak, kamu mungkin perlu menggunakan API dari BSP untuk membuat integrasi kustom (mungkin memerlukan bantuan developer)
5. Lakukan pengujian integrasi untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik
6. Mulai gunakan WhatsApp Business API dalam operasional bisnis

Integrasi ini sangat penting untuk memaksimalkan manfaat WhatsApp Business API. Dengan integrasi yang tepat, kamu bisa mengotomatisasi banyak proses komunikasi dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Mengoptimalkan Penggunaan WhatsApp Business API

Setelah berhasil membuat dan mengatur WhatsApp Business API, langkah selanjutnya adalah mengoptimalkan penggunaannya untuk mendapatkan hasil maksimal. Berikut beberapa strategi yang bisa kamu terapkan:

1. Memanfaatkan Chatbot untuk Otomatisasi

Salah satu keunggulan utama WhatsApp Business API adalah kemampuannya untuk diintegrasikan dengan chatbot. Dengan chatbot, kamu bisa mengotomatisasi respons untuk pertanyaan umum, mengarahkan pelanggan ke departemen yang tepat, atau bahkan memproses pesanan sederhana tanpa intervensi manusia.

Beberapa BSP menyediakan fitur chatbot bawaan yang bisa kamu konfigurasikan tanpa perlu keahlian coding. Namun, untuk chatbot yang lebih kompleks, kamu mungkin perlu bekerja sama dengan developer atau menggunakan platform chatbot khusus yang terintegrasi dengan WhatsApp Business API.

Tips untuk chatbot yang efektif:

• Mulai dengan skenario percakapan yang sederhana dan paling sering terjadi
• Selalu sediakan opsi untuk berbicara dengan agen manusia
• Gunakan bahasa yang natural dan sesuai dengan brand voice kamu
• Secara berkala evaluasi dan tingkatkan performa chatbot berdasarkan interaksi nyata

2. Membuat Template Pesan yang Efektif

Template pesan adalah komponen penting dalam strategi WhatsApp Business API. Template yang baik tidak hanya mudah disetujui oleh Meta, tetapi juga efektif dalam mencapai tujuan komunikasi:

• Personalisasi – Gunakan variabel untuk menyertakan nama pelanggan atau informasi spesifik lainnya
• Kejelasan – Sampaikan pesan dengan jelas dan langsung ke inti
• Call-to-Action – Sertakan ajakan bertindak yang jelas jika diperlukan
• Variasi – Buat beberapa variasi template untuk situasi yang berbeda

Contoh template yang efektif:

Halo {nama_pelanggan}, pesanan Anda #{nomor_pesanan} telah kami proses dan sedang dalam perjalanan. Estimasi tiba: {tanggal_pengiriman}. Lacak pesanan Anda di sini: {link_tracking}. Ada pertanyaan? Balas pesan ini dan tim kami siap membantu.

3. Menganalisis dan Meningkatkan Performa

Seperti halnya kanal komunikasi lainnya, penting untuk secara rutin menganalisis performa WhatsApp Business API dan melakukan penyesuaian yang diperlukan:

• Pantau metrik penting seperti tingkat respons, waktu respons, dan tingkat konversi
• Identifikasi template pesan yang memiliki performa terbaik dan pelajari pola-polanya
• Analisis pertanyaan atau keluhan yang sering muncul untuk meningkatkan FAQ atau chatbot
• Lakukan A/B testing untuk template pesan atau alur percakapan

Sebagian besar BSP menyediakan dashboard analitik yang bisa membantu kamu memantau metrik-metrik ini. Manfaatkan data tersebut untuk terus meningkatkan strategi WhatsApp Business API kamu.

4. Mematuhi Kebijakan dan Praktik Terbaik

WhatsApp sangat serius dalam menjaga pengalaman pengguna, sehingga ada berbagai kebijakan yang harus dipatuhi saat menggunakan WhatsApp Business API:

• Hormati jam operasional – Hindari mengirim pesan di luar jam yang wajar
• Jangan spam – Kirim pesan hanya ketika ada informasi penting atau relevan
• Hormati opt-out – Berikan cara mudah bagi pelanggan untuk berhenti berlangganan
• Jaga keamanan data – Lindungi informasi pelanggan sesuai dengan regulasi privasi data

Melanggar kebijakan ini bisa berakibat pada pembatasan akun atau bahkan penangguhan permanen, jadi pastikan tim kamu memahami dan mematuhi semua aturan yang berlaku.

Tantangan dan Solusi dalam Implementasi WhatsApp Business API

Meskipun WhatsApp Business API menawarkan banyak manfaat, implementasinya tidak selalu mulus. Berikut beberapa tantangan umum yang mungkin kamu hadapi dan solusinya:

1. Biaya yang Relatif Tinggi

Dibandingkan dengan WhatsApp Business biasa yang gratis, WhatsApp Business API memerlukan investasi yang cukup signifikan, terutama untuk bisnis kecil atau menengah.

Solusi:

• Mulai dengan paket dasar dan tingkatkan sesuai kebutuhan
• Fokus pada kasus penggunaan yang memberikan ROI tertinggi
• Bandingkan struktur harga dari beberapa BSP sebelum memutuskan
• Pertimbangkan BSP lokal yang mungkin menawarkan harga lebih kompetitif

2. Proses Verifikasi yang Ketat

Proses verifikasi bisnis dan persetujuan template pesan bisa memakan waktu dan terkadang mengalami penolakan tanpa alasan yang jelas.

Solusi:

• Pastikan semua dokumen bisnis lengkap dan valid sebelum mengajukan
• Ikuti pedoman template pesan dengan ketat
• Jika ditolak, pelajari alasannya dan ajukan kembali dengan perbaikan
• Manfaatkan pengalaman BSP dalam proses verifikasi

3. Keterbatasan dalam Pemasaran

WhatsApp memiliki batasan ketat untuk konten pemasaran, yang bisa membatasi strategi promosi kamu.

Solusi:

• Fokus pada komunikasi transaksional dan layanan pelanggan
• Gunakan pendekatan soft-selling yang memberikan nilai tambah
• Integrasikan WhatsApp dengan strategi omnichannel yang lebih luas
• Manfaatkan fitur katalog dan tombol call-to-action

4. Kompleksitas Teknis

Integrasi WhatsApp Business API dengan sistem yang ada bisa menjadi tantangan teknis, terutama untuk bisnis dengan infrastruktur IT yang terbatas.

Solusi:

• Pilih BSP yang menawarkan integrasi plug-and-play dengan sistem yang kamu gunakan
• Pertimbangkan untuk menyewa konsultan atau developer untuk membantu proses integrasi
• Mulai dengan integrasi sederhana dan tingkatkan secara bertahap
• Manfaatkan dokumentasi dan dukungan teknis dari BSP

Cara Menggunakan WhatsApp untuk Survey Pasar

Kesimpulan

WhatsApp Business API menawarkan potensi luar biasa untuk meningkatkan komunikasi bisnis dan pengalaman pelanggan. Meskipun prosesnya tidak semudah mengunduh aplikasi dari Play Store, dengan persiapan yang matang dan pendekatan yang tepat, kamu bisa memanfaatkan platform ini untuk mendorong pertumbuhan bisnis.

Ingatlah bahwa implementasi WhatsApp Business API adalah investasi jangka panjang. Manfaatnya mungkin tidak langsung terlihat, tetapi seiring waktu, efisiensi operasional dan peningkatan kepuasan pelanggan akan memberikan return yang signifikan.

Jika kamu masih ragu apakah WhatsApp Business API tepat untuk bisnismu, pertimbangkan untuk berkonsultasi dengan BSP atau konsultan digital marketing. Mereka bisa membantu mengevaluasi kebutuhan bisnismu dan memberikan rekomendasi yang sesuai.

Semoga panduan ini membantu kamu memahami proses pembuatan WhatsApp Business API dan mengoptimalkan penggunaannya untuk bisnis. Selamat mencoba dan sukses selalu!